El error más caro de una migración de despacho no es elegir mal al nuevo: es avisar que te vas antes de tener en tu poder lo que es tuyo.
No porque el contador anterior vaya a actuar de mala fe —casi nunca pasa—, sino porque reunir información deja de ser su prioridad el minuto en que deja de ser tu proveedor, y porque buena parte de lo que necesitas vive en su computadora, no en un portal.
Qué es tuyo
Toda la información contable y fiscal de tu empresa. El despacho la procesa; no la posee. En concreto, lo que debes tener antes de cualquier aviso:
- Los archivos de contabilidad electrónica que se enviaron a la autoridad, con sus acuses: catálogo de cuentas, balanzas y, si aplicó, pólizas.
- Las declaraciones presentadas y sus acuses, de los ejercicios no prescritos.
- Los papeles de trabajo: cómo se llegó a cada cifra declarada. Es lo que más falta y lo más caro de reconstruir.
- Conciliaciones bancarias del periodo.
- Los XML emitidos y recibidos. Están en el portal de la autoridad, pero bajarlos y clasificarlos toma tiempo.
- Lo laboral, si llevaban nómina: comprobantes timbrados, movimientos afiliatorios y acuses.
- Los accesos: contraseña del portal, e.firma y certificados de sello digital, con sus claves privadas y contraseñas.
Los accesos son la parte urgente
Si tus sellos digitales o tu e.firma están en poder del despacho anterior y no los tienes tú, puedes quedarte sin poder facturar justo durante la transición. Es el escenario que más daño hace, y es completamente evitable.
Antes de avisar nada, confirma que tienes en tu poder:
- La contraseña del portal de la autoridad.
- Los archivos de la e.firma y su contraseña, y que no esté por vencer.
- Los certificados de sello digital con sus claves y contraseñas.
Si no los tienes, pídelos como parte de la operación normal, sin anunciar la salida. Son tuyos y no hace falta explicar para qué los quieres.
Lo que casi siempre falta
En las migraciones que hemos atendido se repiten los mismos huecos:
- Papeles de trabajo inexistentes. Hay cifras declaradas que nadie puede explicar. Se reconstruyen, y cuesta.
- Conciliaciones que nunca se hicieron. Suele ser el primer lugar donde aparecen diferencias.
- Nómina timbrada por fuera, sin registro en la contabilidad.
- Movimientos afiliatorios sin acuse, que después generan diferencias de cuotas.
El orden que menos duele
- Reúne los accesos y el archivo, sin anunciar nada.
- Que el despacho nuevo inventaríe qué existe realmente antes de comprometer fechas. Este paso es el que evita sorpresas a los dos meses.
- Elige el momento del cambio. El cierre de un ejercicio es el corte más limpio; a media declaración anual es el peor.
- Hasta entonces, avisa.
Una nota sobre la relación
Conviene salir bien. El contador anterior sigue siendo quien mejor conoce los tres años previos, y en una revisión de la autoridad sobre un ejercicio que él llevó, una llamada cordial vale más que cualquier cláusula.